Events in de toekomst

Hoe zit het met events in de toekomst? 2020 was het jaar dat alles veranderde voor event planners. Door COVID-19 werd de evenementenbranche stilgelegd. Festivals, beurzen, congressen, alles werd stilgelegd. In de zomer kreeg iedereen weer hoop, het ging een stuk beter en even leek het weer dat kleine evenementen door konden gaan. Helaas zitten we nu in de laatste maand van het jaar en zijn de regels alleen maar strenger geworden. 2021 komt er alweer bijna aan, maar hoe zal het gaan met de evenementenbranche met het nog steeds aanwezige COVID-19? We kunnen ons erbij neerleggen, maar we kunnen ook naar de toekomst kijken. De toekomst tijdens en na COVID-19. Inchecksysteem gaat natuurlijk door met het product. Maar wat doet registratiesysteem / event planner Inchecksysteem nou precies?

Inchecksysteem

Inchecksysteem is minder dan een jaar oud. Wij helpen bedrijven van verschillende formaten met het efficiënter en gemakkelijker organiseren van events. Dit gebeurt door middel van een overzichtelijk en betrouwbaar systeem. Samen met Inchecksysteem wordt een samenstelling gemaakt van de factoren die het systeem moet bevatten. Vervolgens wordt hier een kostenplaatje aan gekoppeld en krijgen ze toegang tot de app. Deze app kunnen de bezoekers van de evenementen downloaden. Het systeem kan dan bijhouden hoeveel mensen er op elk tijdstip binnen zijn, welke producten mensen aanschaffen en hoeveel pakkeerplekken er nog over zijn. Daarnaast kan het systeem consumptiebonnen uitdelen, parkeertickets registreren en mensen informatie verschaffen over het evenement. Dit zijn nog maar een paar voorbeelden van wat Inchecksysteem kan doen bij een evenement. Eigenlijk heeft Inchecksysteem heel veel diensten die gebundeld worden in één product.

Hoe denk jij over events in de toekomst?

Wat zijn de trends omtrent evenementen op dit moment? Welke gaan er nog aankomen en hoe kan een registratie en/of event planner hierop inspelen?

Laten we eerst eens kijken naar de nieuwste trends omtrent events. In totaal zijn er 5 trends waar een registratiesysteem/event planner, zoals Inchecksysteem op kan inspelen. Dit zijn de volgende trends:

1. De eventorganisator krijgt een steeds breder takenpakket
2. All-in oplossingen zitten in de lift
3. Duurzaam organiseren
4. Virtuele events
5. Van platte data naar event intelligence

Nu gaan we ons verdiepen per trend en ook kijken wat dit betekent voor een event planner of een registratiesysteem.

Trend 1: de eventorganisator krijgt een steeds breder takenpakket.

Deze trend houdt in dat organisatoren van events steeds meer taken op zich krijgen. Dit komt doordat het vakgebied en de markt constant veranderen. Dit betekent niet dat één persoon overal goed in moet zijn. Het is van belang om met de juiste expertises te werk te gaan. Zo kunnen de organisatoren van events ook beter inspelen in hun vakgebied.
Maar hoe kan een registratiesysteem/event planner hierbij helpen? Inchecksysteem neemt al een heleboel taken op zich. Hier hoeft de eventorganisator zich geen zorgen over te maken. Dus ondanks het feit dat de organisator meer taken krijgt, kan hij dit overzichtelijker en makkelijker maken door middel van Inchecksysteem.

Trend 2: All-in oplossingen zitten in de lift

Deze trend heeft veel te maken met de trend hierboven. Als organisator van events wil je niet dat je met te veel software tools of opeens onverwachte facturen wordt geconfronteerd. All inclusive oplossingen zijn nu helemaal in, want hoe beter het evenement georganiseerd is, hoe beter het evenement loopt.

Het registratiesysteem

Hierbij kan een registratiesysteem/event planner als Inchecksysteem perfect helpen. Organisatoren van events kunnen namelijk met het Inchecksysteem veel taken al wegstrepen. Dit gebeurt door middel van een overzichtelijk en betrouwbaar systeem, want met Inchecksysteem wordt een samenstelling gemaakt van de factoren die het systeem moet bevatten. Vervolgens wordt hier een kostenplaatje aan gekoppeld en krijgen de evenementen planners toegang tot de app. Deze app biedt ook veel mogelijkheden voor de bezoekers. De bezoekers downloaden deze app. De app geeft alle benodigde informatie door aan de bezoekers, zoals een verandering in het tijdsschema. Ook houdt het systeem bij hoeveel mensen er binnen zijn op elk gewenst tijdsstip en hoeveel parkeerplekken er nog vrij zijn. Het systeem kan ook consumptiebonnen uitdelen, parkeertickets registreren en consumptiebonnen uitdelen. Dit zijn nog maar een paar voorbeelden van wat Inchecksysteem kan doen bij een evenement. Inchecksysteem heeft veel diensten die gebundeld worden in één product. Met andere woorden: het registratiesysteem Inchecksysteem is een goed voorbeeld van een all inclusive programma.

Trend 3: duurzaam organiseren

Duurzame evenementen zijn al een tijdje een belangrijke trend, maar een event planner moet niet alleen denken aan groene locaties, recycling etc. E-tickets zijn ook een voorbeeld van duurzaam organiseren.
Met registratiesysteem/event planner Inchecksysteem hoeft een bedrijf niet meer met papieren formulieren aan de slag te gaan. Alles gaat digitaal. Ook tijdens het evenement hoeven gasten niet meer met papieren tickets te komen, papieren consumptiebonnen zijn weg en is er minder afval op de grond.

Trend 4: virtuele events

Vooral in 2020 hebben organisatoren van events even goed moeten nadenken over hoe ze nu een evenement gaan plannen, nu er niet te veel mensen bij elkaar mogen komen. Virtuele events waren al een bekende trend, maar sinds dit jaar alleen maar meer. Hoe kan een event planner een virtueel evenement plannen? Hoe gaan de events in de toekomst eruit zien?

Een virtueel of digitaal evenement mag volgens Sjors van den Camp, business unit manager bij Online Seminar, 2.5 uur duren met een pauze erbij. Een voorbeeld is een congres. Dit moet via het beeldscherm gaan, dus moet er veel afwisseling zijn. Niemand wil te lang naar een computerscherm kijken of telkens naar hetzelfde kijken. Event planners moeten dus rekening houden met afwisseling van live presentaties, video’s die zijn opgenomen of sprekers die inbellen. Ook is interactie met het publiek belangrijk. Dit kan door middel van een chatfunctie. Hier kunnen de bezoekers nog steeds hun vragen stellen. Wel moet hiervoor de techniek erg goed zijn.

Wat kan een registratiesysteem/event planner als Inchecksysteem hiervoor betekenen?

Ondanks dat de incheck digitaal anders loopt, is het wel nodig. Het is belangrijk om te weten wie de bezoekers zijn en hoeveel bezoekers er zijn. Ook na afloop van het digitale evenement is het belangrijk om feedback te krijgen van de bezoekers. Hiervoor heb je dus de gegevens nodig van de bezoekers. Dit kan Inchecksysteem ook. Ook kan deze registratiesysteem/event planner bezoekers op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Een voorbeeld hiervan zijn online vertragingen. Dit kan via de app allemaal doorgegeven worden. Zo zijn de bezoekers up to date. De bezoekers hebben dan alle informatie die voor hen van belang zijn.
Het Inchecksysteem heeft ook een algemene automatisering. Bij bijvoorbeeld een congres is er veel tijdsdruk. Het loopt nooit zoals je zou willen. Dit registratiesysteem/event planner laat hier verandering in komen. Dit zal werk uit de handen van de event planner nemen en is er meer tijd om te letten op zaken die belangrijk zijn bij het organiseren van een event.

Dus ook in deze COVID-19 periode kan een registratiesysteem/event planner, zoals Inchecksysteem nog steeds erg handig zijn.

Trend 5: van platte data naar event intelligence

De laatste trend houdt in dat in de laatste jaren de technologie flink is ontwikkeld. Er zijn tegenwoordig veel hulpmiddelen om een evenement beter te organiseren. Denk aan de registratiesystemen voor gasten, event apps of CRM-systemen.
Deze trend beschrijft dat wat registratiesysteem/ event planner Inchecksysteem doet erg populair gaat worden. Veel bedrijven zullen hier naar op zoek gaan en er zal steeds meer gebruik van gemaakt worden.

Dus ondanks de tegenslag van dit jaar kunnen we allemaal met opgeheven hoofd kijken naar events in de toekomst!